מדריך זה מבוסס על סיכום הרצאתו של שראל קדוש, כלכלן ויועץ מכרזים מנוסה. שראל הוא מנהל צוות יועצים באחת מחברות הייעוץ המובילות בארץ והיה שותף לכתיבת מאות מכרזים, בנוסף סייע לעמותות וחברות עסקיות להגיש הצעות למכרז.
ערך: עדי ארבל
מכרז ממשלתי הוא למעשה פניה של המדינה (בדרך כלל פומבית) אל כלל העסקים והארגונים במשק, במטרה שיבצעו שירות בעבורה למען מימוש מדיניות הממשלה. הפניה במכרז לכלל הציבור נובעת מתוך עיקרון ערכי (שימוש ראוי בכספי ציבור) ועיקרון היעילות הכלכלית (הורדת עלויות). לאחר הפניה מציעים הספקים ונותני השירות, מהמגזרים השני והשלישי, הצעות למכרז וההצעה האטרקטיבית ביותר זוכה במכרז. מבחינה היסטורית, מאז שנת 1992, אז נחקק חוק חובת המכרזים, המדינה מחויבת לפרסום מכרזים. המכרזים שונים זה מזה במבנה ובתוכן, בין היתר בגלל עלויות, צרכים ושיקולים שונים הנתונים להחלטת המשרדים הממשלתיים וועדות המכרזים. כאמור, לכל משרד ממשלתי יש ועדת המכרזים שלו אשר דנה בכל מכרז לגופו, הוועדות מורכבות מנציגי הלשכה המשפטית ונציגי החשב של המשרד. בפועל מי שכותב את מרבית המכרזים למדינה אלו הם יועצים חיצוניים אשר המשרדים השונים מעסיקים. כאמור, מכרזים אינם זהים אחד לשני, ישנם מאפיינים שונים ושיקולים שונים בכל מכרז ומכרז. לצד זאת, קיימים כללים ועקרונות אחידים לכלל המכרזים ומטרת מדריך זה להציג אותם בפניכם.
1) מכרזי שירותים – ביצוע עבודה או קבלת שירות (לדוגמה, רכישת שירותי ניהול לפרויקט)
2) מכרזי רכש – רכישת טובין / מוצרים (לדוגמה, כיבוד לישיבות)
* שימו לב: מדריך זה עוסק במכרזי שירותים ורכש עבור המדינה ולא במכרזי כוח אדם.
ישנו גם מנגנון תמיכות – מימון פעילויות שהמדינה מעוניינת לקדם (לדוגמה; תנועות נוער, מועצות מקומיות). תהליך התמיכות מזכיר במספר מאפיינים מכרזים אך מדובר במנגנון שונה ולכן לא נתייחס אליו במדריך זה.
* בפועל מכרזי שירותים ורכש מאוד דומים אחד לשני, גם מבחינה משפטית.
שלב ראשון – המשרד הממשלתי: החלטה ליציאה למכרז.
שלב שני – ועדת המכרזים: ביצוע אפיון >> דיון בתנאי הסף >> הקצאת תקציב למכרז – אומדן.
שלב שלישי – המשרד הממשלתי וועדת המכרזים: יציאה למכרז (פרסום פרטי המכרז)
שלב רביעי – הספקים / נותנים השירות: הגשת הצעות למכרז (הספקים מגישים הצעות למכרז)
שלב חמישי – ועדת המכרזים: בחירת ההצעה האטרקטיבית ביותר >> חתימת הסכם התקשרות
* יש מקרים בהם ניתן פטור ממכרז ואז התהליך שונה (פירוט בהמשך המדריך).
תחילה מתבצע אפיון של השירותים או הרכש המבוקשים. שני סוגי אפיון למכרז:
אפיון מפורט – למעשה “רשימת מכולת” המכילה פירוט מדויק. לדוגמה, כתבי כמויות מפורטים במכרזי רכישת ציוד משרדי.
אפיון כללי – כלומר “להעביר את הכדור” לספק, בבקשה שיציע את תכנית הפעולה המתאימה. לדוגמה, פרויקט חינוכי בו למשרד הממשלתי אין את הידע המספק לביצועו ולכן מבקש מהספק להציע תכנית.
רובם של המכרזים נמצאים בנקודה מסוימת באמצע הסקאלה הזו – הם לא מפורטים כמו רשימת מצרכים מדויקת אבל גם לא פתוחים לגמרי ללא שום גבולות גזרה. הסיכוי לזכות במכרז תלוי לעיתים לא רק בהצעת המחיר אלא גם ביכולת להציע ידע או תכנית עבודה למשרד הממשלתי!
במאמר מוסגר ראוי להזכיר: “סוף מעשה במחשבה תחילה”! במכרז שבו לא תוכננו מראש כלל המרכיבים והפרמטרים עלולים להתגלות ליקויים וכשלים ולהוביל להפסדים כספיים או לפגיעה באיכות הביצוע.
מאז נקבעו התקנות להוצאת מכרז (כחלק מחוק ‘חוק חובת המכרזים’ בשנת 1992) הן ממשיכות להתעדכן בפועל ע”י מנהל הרכש במשרד האוצר. התקנות מופיעות כהוראות תכ”מ (תקנות, כלכלה ומשק) והן כוללות הנחיות המחייבות את המשרדים ואת יחידות הסמך השונות (חשוב להדגיש: ההוראות אינן מוגדרות כחוק אך נובעות מחוק חובת המכרזים). עם זאת, במרבית המקרים קיימת הסתייגות בהוראות התכ”מ המאפשרת לוועדת המכרזים, היושבת בכל משרד ממשלתי, לבצע שינויים והתאמות לפי צרכי המשרד. למעשה, לוועדות המכרזים היושבת בכל משרד ממשלתי יש משקל רב בכתיבת המכרז.
שימו לב: בשנים האחרונות תחום המכרזים תופס מקום נרחב יותר בעולם המשפט בישראל. בתי המשפט מתייחסים לרוב אל הוראות התכ”מ כדרישה מחייבת. לכן חשוב מאוד להכיר ולפעול על פיהם.
* לאתר הוראות התכ”מ במשרד אוצר >>
לאחר שמתבצע שלב האפיון ע”י ועדת המכרזים, מתקיים דיון בתנאי הסף למכרז. כלומר, מי אלו הגופים הרשאים להגיש הצעה למכרז. לרוב תנאי הסף קשיחים מאוד וגוף שאינו עומד בהם לא יוכל להשתתף במכרז. עם זאת, כיום יש יותר חריגים ויוצאים מן הכלל. תנאי הסף מחולקים לשתי הגדרות: מנהליים ומקצועיים.
תנאי סף מנהליים (חובה בכל מכרז):
חברות בע”מ נדרשות לתנאים נוספים כגון; תקנות החברות, חובות לרשם חברות, אי הפרת חוקים. בנוסף, במכרזי שירותים עתירי כוח אדם (ניקיון, אבטחה, סיעוד) מתבצע הליך בקרה משמעותי בתחום ההגנה על זכויות עובדים.
שימו לב: לאחרונה משרדים ממשלתיים נוטים להגמיש את תנאי הסף המנהליים ובמקרים מסוימים גם אדם או גוף ללא רישום מוכר יכול לזכות במכרז ולהשלים את הרישום רטרואקטיבית.
תנאי סף מקצועיים (תלוי מכרז):
למדינה יש עקרונות מובילים לפיהם נקבע היחס בין האיכות למחיר. כאמור, נראה כי מאד ברור איך קובעים את מחיר ההצעה למכרז, אבל כיצד בודקים את טיב איכות ההצעה? בעניין זה יש להכיר את העקרונות השכיחים:
אובייקטיבי – שנות ניסיון או וותק, איתנות פיננסית, כמות לקוחות, מתן הזדמנות לספקים קטנים, וכו’.
סובייקטיבי – תכנית עבודה מקורית, מחויבות גבוהה לפרויקט, התרשמות בראיון, המלצות.
שימו לב: ההיבט הסובייקטיבי קובע הרבה פעמים את יחס הוועדה לקביעת איכות ההצעה.
האומדן הוא למעשה הכלי בו המדינה משתמשת להערכת ההוצאה הכספית הצפויה על ביצוע העבודה / רכישת השירותים ו/או טובין. מי שרשאי להחליט על הכנת אומדן היא ועדת המכרזים כמו גם על הדרישות לרמת מחויבות העמידה בו. עם זאת יש מקרים שבהם נדרשים הספקים עצמם להציג את אומדן העלויות ובסיס התמחור שלהם היות ולא תמיד נעשה שימוש באומדן מפורט. סיבה שכיחה לאי הכנת אומדן על ידי המדינה הינה כאשר לא קיים הידע הדרוש במשרדי הממשלה לצורך הכנת האומדן, או שקיימת סבירות גבוהה שהתקציב שהוקצב מראש לפרויקט מסוים, יספיק. שימו לב, גם במקרים בהם האומדן נעשה על ידי הספקים מתבצעת בדיקה של המדינה אודות יכולת הספק לעמוד בהצעתו. לכן, מומלץ שלא להתפתות להצעת “מחירי רצפה” שלא תוכלו לעמוד בהם.
כמו שתואר לעיל, במכרז ללא אומדן ניתן יותר כוח לספקים הפוטנציאלים אך במכרז בו קיים אומדן אפשרויות המדינה, קרי ועדות המכרזים, לפיקוח על המחירים גדלה. במקרה של מרכז בו קיים אומדן יש שלושה תרחישים נפוצים:
בטבלה (למטה) ניתן לראות שתי דרכים לחישוב הצעות המחיר ע”י המדינה. החישוב בטבלה העליונה הינו לפי הצעת מחיר רגילה והחישוב בטבלה התחתונה הינו לפי ‘אחוז הנחה’. בדוגמה שלפנינו מופיעה מכרז רגיל בו היו שלושה מציעים, וחישוב הצעות המחיר נעשה באמצעות השוואה ביניהם. לעומת זאת, במכרז בטבלה התחתונה, נקבע תחילה ע”י הוועדה מחיר מקסימום של 2,000,000 ₪ ולאחר מכן הוועדה ביקשה מהספקים להציע את הצעותיהם למכרז לפי אחוז הנחה. כאמור, בשני המקרים מציע ג’ מקבל ציון 100, כי הצעתו היא האטרקטיבית ביותר, אך ניתן לראות כי הפער בינו לבין מציע א’ וב’ משתנה. בעוד במקרה הראשון הפער בציון המנורמל קטן, היות והוא תלוי במחיר בלבד. במקרה השני הפער של הציון המנורמל גדל היות והוא שוקל את היחס בין המחיר ובין אחוז ההנחה. תנו את הדעת מהו המחיר שאתם נוקבים בו ביחס לדרך חישוב הצעות המחיר במכרז.
עניין השימוש ביועץ חיצוני נתון להחלטת הספק, אך באופן כללי מומלץ להשתמש בשרותיו של יועץ חיצוני בעת שניגשים למכרז. לצורך קבלת ההחלטה כדאי שתשאלו את עצמכם כמה זמן אתם מעוניינים להקדיש לכתיבת ההצעה? באיזה מידה אתם מעוניינים להיות מעורבים בכתיבה עצמה? וכמה ניסיון יש לכם בתחום? יועץ מכרזים יוכל לסייע לכם בהכנת ההגשה המלאה ויוכל לגם לעזור בחלק מהגשת המכרז, זאת בהתאם לרצון ולצרכים שלכם.
הצעת מחיר הפסדית היא הצעה בה לאחר מתן השירות הספק מפסיד כסף. הצעה כזאת יכולה להיגרם בגלל טעות בחישוב או מתוך כוונה. הצעה הפסדית מכוונת מתרחשת כאשר מטרתו של מגיש ההצעה היא לצבור ניסיון בתחום המכרזים ו”לעלות על הגל”. חיוני כי למגיש ההצעה יהיה גב כלכלי במצב זה (תורמים, חסויות). יכולה להיווצר “בעיה” עם הצעה הפסדית, זאת כאשר היא עלולה לגרור את כלל המציעים להצעות לא רווחיות. בנוגע לחסויות מומלץ לקרוא לעומק את הוראת התכ”ם בנושא וכן להיעזר ביועצים חיצוניים. כמו כן, במקרה של קבלת חסות לצורך הצעה למכרז יש לקבל אישור מהמדינה לכך.
במרבית המקרים עמותות אינן מחויבות בתשלום מע”מ. לכן כאשר עמותות מתחרות במכרז עם חברות עסקיות, אשר מחויבות במע”מ, יכולה להיווצר אפליה. לעיתים מפרסם המכרז מוסיף הסתייגות בה כתוב כי מציע שאינו מחויב במע”מ (עמותות) נדרש להצהיר שהסכום שהגיש ואשר עליו נחתם החוזה הינו הסכום הסופי, גם אם רשות המיסים, תכריז עליו כנדרש לשלם מע”מ. בכל אופן, מומלץ תמיד לעקוב אחרי הדיונים בנושא המע”מ במכרזים מכיוון שמדובר בנושא דינמי הנמצא בדיונים כל הזמן, כולל בפסיקת בג”צ לאחרונה בנושא מכרז המלווים של נכי צה”ל.
להרחבה: רשות המיסים הוציאה חוזר מנכ”ל בו צוינו חמש אבחנות ביחס לתשלום מע”מ במכרזים. לפי אבחנות אלו קיימים מצבים בהם גם מלכ”רים ועמותות מחויבות במע”מ. אך כתוצאה מעתירות שהוגשו חוזר המנכ”ל בוטל. בהקשר זה מומלץ להעמיק בהלכת “בשערייך ירושלים” והמבחנים המפורטים שנקבעו ע”י בית המשפט בנושא.
לספק שכבר מפעיל שירות מסוים יש היתרון כאשר המכרז מתפרסם מחדש, בעיקר בזכות ההיכרות שלו עם הצרכים הדרושים. כותבי המכרז מתמודדים עם מצב זה בעזרת הגמשה של תנאי הסף, שיקוף התפוקות הנדרשות ומתן משקל משמעותי להצעות מקוריות. שימו לב, משרדי ממשלה במקרים רבים מעריכים יצירתיות ומקוריות – השתמשו בכך.
המדינה עושה מאמצים רבים כדי לאפשר שוויון הזדמנויות ומעודדת ארגונים קטנים ובינוניים להשתתף במכרזים. כחלק מכך גופים קטנים לעיתים מקבלים עדיפות במכרזים כחלק מקביעת הוראות התכ”מ. בנוסף, ועדות המכרזים נדרשות לבחון התאמות של מכרזיהם לצורך מתן שוויון הזדמנויות. הוועדות עושות זאת לעיתים ע”י צמצום דרישת הסף, פיצול מכרזים או דרך מתן אפשרות להתקשר עם קבלני משנה. כמו כן, ארגונים קטנים יכולים פעמים רבות לחבור יחד ולגשת כך למכרז.
פטור ממכרז ניתן על ידי ועדת המכרזים והוא קובע למעשה שההתקשרות מתבצעת ישירות מול הספק ללא ביצוע מכרז. מתי פטור ממכרז קורה? כאשר יש לחץ של זמן למימוש הפרויקט (לדוגמה, בניית גדר הביטחון ליד השגרירות החדשה של ארה”ב בירושלים), או כשוועדת המכרזים מעוניינת לחסוך בעלויות הוצאת המכרז, או כיוון שהשוק בתחום הרלוונטי מצומצם.
להרחבה – מדריך וידאו על פטור ממכרז >>
בקצרה, ניתן להתעדכן על כלל המכרזים החדשים באתרים הבאים:
באופן כללי אין הרבה הבדל ביניהם. עם זאת, הבדל מהותי אחד הוא שמכרזים מוגדרים בפרוטרוט השירותים הנדרשים בעוד שבקולות קוראים נקבעים “גבולות גזרה” רחבים יותר. הבדל נוסף הוא שקולות קוראים דורשים היקפים כספיים נמוכים יותר ממכרזים והם הליכים פשוטים וקצרים יותר. הרבה פרויקטים חברתיים נעשים על ידי קולות קוראים. לגופים ללא מטרות רווח זו יכולה להיות נקודה טובה להתחלה.
ככלל, במכרזים מופיעים סעיפי זכויות יוצרים ורצוי להכיר ואותם. במרבית המקרים המדינה “מלאימה” את המידע ודורשת לעצמה את הזכויות לשימוש בו. מומלץ וחשוב להכיר את הסעיפים במכרז הנוגעים לזכויות יוצרים טרם הגשת ההצעה למכרז! זאת מכיוון שלאחר הזכייה במכרז, לא ניתן לבצע שינויים. באופן כללי, הצורך בהגנה על זכויות יוצרים עשוי להתקיים בשני שלבים במכרז:
במקרים חריגים, כמו זכויות יוצרים על יצירת אומנות, יש לברר מראש על התנאים וזכויות הקניין.
במקרה כזה הספק נמצא בבעיה כי התחייב לעלויות שנקבעו בהצעת מחיר. למעט מקרים חריגים נדיר שניתן לשנות הסכמים למכרזים שכבר נחתמו. מקרה חריג הוא כאשר המכרז עצמו לא היה ברור ועקב כך חלה טעות בחישובי העלויות של הספק. עם זאת, במידה וההפסדים של הספק נובעים מגורמים שאינם באשמתו, עשויה ועדת המכרזים לאשר שינוי של ההסכם, זאת בכפוף כמובן לקיום תקציב המאפשר זאת. לדוגמה, עמותה שמפעילה פנימייה לנוער בסיכון ובעקבות הגבלות הקורונה נדרשת להוסיף עוד חדרים. במקרה כזה, כדי לעמוד בתקן שקבע המכרז במקביל להנחיות הקורונה, עשויה העמותה לקבל תוספת לתמורה במידה ותפנה בצורה מסודרת ותוכיח את הנזק שנגרם לה.
לא אמור להתקיים, אם כן זה לא תקין. באופן כללי, כאשר בכתיבת המכרז מעורבים יועצים חיצוניים הסיכויים לתפירת מכרז נמוכים יותר.
דבר זה לא אמור לקרות ואם זה קורה זה לא תמיד תקין, אבל זה לא מחייב שמדובר במכרז תפור. לעיתים קורה שבמכרז נדרשים שירותים מסוימים הקשורים להיקפים או מיומנויות אותם מעט מאוד גופים יכולים לספק, אז המכרז יכוון לגוף מסוים במטרה לצמצם את עלויות המכרז. במקרים אחרים, גוף מסוים מפעיל לאורך שנים את המכרז ואז מתקיים כשל כאשר רק הוא צובר ידע והתחרות נפגעת. לאור זאת חשוב שגופים המעוניינים להתמודד למכרז ייצרו לעצמם ניסיון וידעו להוכיח “רזומה” בתחום.
ובכן, מדובר בהסכם חתום לכן יש סעד משפטי ומחויב על כל הצדדים לעמוד בחתימה.
כן, לנוחיותכם מבחר מדריכים וכלים נוספים: