מדריך זה מבוסס על סיכום סדנת תכנון וניהול פרויקטים בהדרכתה של ספיר בלוזר, מנכ”לית התאחדות הסטודנטים והסטודנטיות הארצית ופעילה חברתית בתחום שינוי המדיניות.

ערכה: אסתי לם

 

כיצד מתחילים לתכנן פרויקט?

בבואנו להתחיל פרויקט יש להציב ארבעה ממדים חיוניים כדי להצליח: תוצאות, תפוקות, תשומות וערכים.

1. ממד התוצאות: מטרת העל של הפרויקט.

זהו הממד הראשוני והעיקרי בו יש להתמקד בעת מחשבה על פרויקט. התוצאות מהוות למעשה את השינויים אותם אנו מעוניינים לקדם, ולא את סך הפעולות בפרויקט. לעיתים קרובות, התוצאה הסופית – ‘תמונת הניצחון’ אליה שואפים להגיע, תהיה רחבה, מורכבת וארוכת טווח, ואנו כיזמים או כארגון לא נוכל להביא אותה לידי מימוש בעצמנו. במקרים כאלה, חשוב לעבוד יחד עם שותפים שונים על מנת להצליח להשיג את מטרת העל.

על מנת להגיע לתוצאות הרצויות, יש להתייחס לשני ממדים נוספים:

2. ממד התפוקות: סך הפעולות הננקטות על מנת להגיע לתוצאה מסוימת בפרויקט.

דוגמה: אם התוצאה הרצויה הינה חקיקת חוק בכנסת, התפוקות יכולות להיות כתיבת נייר מדיניות, ביסוס קשרים עם חברי כנסת או קבלת תמיכה ציבורית בנושא. כל אלה הן תפוקות המובילות אל התוצאה הרצויה – העברת החוק.

3. ממד התשומות: המשאבים המושקעים בפרויקט.

התשומות כוללות את כלל המשאבים הנדרשים לשם מימוש הפרויקט: עלויות כספיות, הון אנושי נדרש, הנכסים המושקעים בפרויקט וכד’. במרבית המקרים, המשאבים העומדים לרשות היזמים או הארגונים הינם מוגבלים מאוד. על כן, כדאי תמיד לבחון את התפוקות אותם מעוניינים לבצע ביחס לתשומות הנדרשות. כלומר, ייתכן וניתן להגיע לתוצאה הרצויה בעזרת מגוון של תפוקות אפשריות, אשר דורשות כל אחת תשומות שונות. לכן, מומלץ לבחור את התפוקות היעילות ביותר – אלו שהתשומות הנדרשות עבורן נמוכות יחסית ואשר מפיקות תוצאות רצויות ומוצלחות.

*כלי עבודה לתמחור מיזם.

שלושת הממדים שהוצגו מהווים את הבסיס לתכנון מיטבי של פרויקט. עם זאת, קיים ממד נוסף, שלעיתים נעלם מן העין, עליו חשוב לתת את הדעת:

4. ממד הערכים: היכולת לבנות תהליך שאיננו רק מסודר ויעיל, אלא גם מגשים את הערכים שהובילו לפיתוח הפרויקט לכתחילה.

לדוגמה: פרויקט שעוסק בקידום הדמוקרטיה וההשתתפות האזרחית. חשוב שערכים אלו יבואו לידי ביטוי לא רק בתוצאות הפרויקט, אלא גם בתהליכים הפנים-ארגוניים ובהתנהלות סביב הפרויקט. התחשבות בממד זה תוכיח לכלל הגורמים המעורבים את המחויבות הערכית הנדרשת.

 

מה הם הכלים העומדים לרשותנו לניהול פרויקט?

ניהול פרויקט זו משימה מורכבת ומאתגרת מאוד. לצורך כך, קיימים מגוון כלים המסייעים לתכנון וניהול הפרויקט ותורמים לתהליך מסודר ויעיל יותר. לרשות מנהל פרויקט עומדים ארבעה כלים עיקריים: מסמך מסדר, תרשים גאנט כללי, טבלאות לוגיסטיקה ותחקור שותפים.

1. מסמך מסדר

כאשר מתחילים פרויקט חדש, חשוב מאד ליצור מסמך מסדר. המסמך מורכב מחמישה חלקים:

א. המיזם עצמו: ניסוח מתומצת ומדויק אודות המיזם, ממה הוא נובע ומהן מטרות העל שלו. כדאי לקבוע מראש מועד לישיבה או לפגישה עם השותפים לפרויקט כדי לדון בהגדרת המיזם ולהגיע להסכמה על מהותו.

ב. מטרות קונקרטיות: ניסוח מטרות הפרויקט בצורה נהירה וחד משמעית. זהו שלב קריטי המשפיע במישרין על אופני הפעולה, היעדים והמשימות בפרויקט.

ג. אופני הפעולה: ניסוח דרכי הפעולה למימוש מטרות הפרויקט. אופני הפעולה באים לידי ביטוי בשלבים מתקדמים יותר של הפרויקט (למשל, בניית גאנט).

לדוגמה:

ד. יעדים מוגדרים לשנה הקרובה: הצבת יעדים שנתיים או חצי שנתיים, שהינם ריאליים וברי ביצוע. היעדים נגזרים לרוב מהמטרות הקונקרטיות.

ה. תכנית העבודה הכללית: התכנית מסכמת את המסמך המסדר וכוללת את פירוט המשימות המיועדות לביצוע לפי פרקי זמן מוגדרים (חודשי, דו חודשי וכו’).

המסמך המסדר הוא מסמך פנימי המיועד לכלל שותפי הפרויקט. ניתן לכלול במסמך את התקציב המוקצה לפרויקט, כך שהמטרות, היעדים והמשימות יוכלו להיקבע בהתאם אליו. למעשה, זהו המסמך אותו נכון להראות למשקיעים פוטנציאליים אחרי הרתימה הראשונית. מרבית השותפים לא ירצו לראות טבלאות מורכבות, אלא שני עמודים ברורים, שיבהירו להם את הכיוון ואת סדרי הגודל.

2. תרשים גאנט כללי

תרשים גאנט כללי (להלן: גאנט) הינו תרשים הכולל את תיאור כלל המשימות והפעילויות בפרויקט תוך ציון מועדי ביצועם הצפוי, והקשרים הנוצרים ביניהן. הגאנט הוא הבסיס לכל פרויקט, ומשמש לצרכי בקרה ומעקב, עמידה בלוחות זמנים והקפדה על עבודה יעילה ומאורגנת.

מטרת הגאנט

מטרת הגאנט היא לסייע למחוללי הפרויקט להגיע לתוצאה הסופית (למשל, פרויקט ‘יום המורה בכנסת’). כלומר, כלל הפעולות המפורטות בטבלה ומסודרות על פי סדר כרונולוגי, מכוונות למטרה זו. לכן, יש לארגן את הטבלה כך שפעולות הדורשות את סיומה של פעולה אחרת ימוקמו בתאריך מאוחר יותר. בנוסף, הגאנט מאפשר לכלל הגורמים בפרויקט לדעת בכל עת היכן עומד הפרויקט ביחס לתכנון,  ברזולוציה רחבה יותר (ולא רק ברזולוציה שבועית או יומית). הגאנט מאפשר התמקדות ובחינה של מצב הפרויקט בנקודת זמן מסוימת, לאור המשימות שתוכננו ותוך הסתכלות ארוכת טווח לעבר המשימות העתידיות.

הדרך ליצירת גאנט

ניתן לבנות גאנט לתקופות זמן שונות: חודש, חצי שנה ,שנה או כל פרק זמן אחר, בהתאם לפרויקט המבוצע. מומלץ להתאים את אורך הגאנט לאופי הפרויקט: לדוגמה, לפרויקט בעל קצב שינויים מהיר ייתכן כי עדיף ליצור גאנט חצי שנתי או חודשי, אשר מאפשר עדכון בתדירות גבוהה יותר ואינו משפיע על שנה שלמה.

לרשותכם דוגמה לתהליך הבנייה של הגאנט והשימוש בו (מתוך פרויקט ‘יום המורה בכנסת’):

בציר ה-X, ציר הזמן, כל עמודה מייצגת חודש (עמודה A: ינואר) או שבועיים (עמודה A: ינואר 1, עמודה B: ינואר 2).

בציר ה-Y (במרבית המקרים) מוצגים שלושת הממדים המרכזיים (פעילות, תשתית ופרסום) המהווים את השורות בטבלה:

א. פעילות: התפוקות – הפעולות הנדרשות לביצוע לשם מימוש הפרויקט. למשל, קביעת פגישות עם חברי כנסת, הקמת שדולה של יום המורה, יצירת קשר עם נציגי רשויות רלוונטיות.

ב. תשתית: הבסיס אשר נדרש על מנת לאפשר את קיום ממד הפעילות. למשל, שיחות טלפון, בניית חמ”ל, יצירת קואליציות.

ג. פרסום: המסרים המופצים אל החוץ. כלומר, הפעילות אותה מעוניינים לפרסם דרך אמצעים שונים כגון דיגיטל, תקשורת, מידעונים.

השיטה הטכנית ליצירת גאנט

מומלץ לעבוד עם תוכנת Excel. זאת מכיוון שתוכנת ה-Excel הינה פשוטה, אינטואיטיבית ונוחה להפצת מסמכים בין הגורמים המעורבים בפרויקט. במידה ועולה צורך מקצועי משמעותי בסנכרון ובשימור ידע ניתן לעבוד עם תוכנת Monday.

נקודות חשובות נוספות

בעת יצירת הגאנט לפרויקט שלכם מומלץ להתייחס להיבטים הבאים:

• תאריכים מיוחדים: כל התאריכים והאירועים הצפויים להתרחש בפרק הזמן המוגדר לביצוע הפרויקט: חגים, חופשות, פגרות ומועדים מיוחדים הקשורים לשותפים או לקהל היעד של הפרויקט. הטמעת התאריכים המיוחדים בגאנט מאפשרת קביעה מראש של מועדים לביצוע, או לאי ביצוע, של פעולות התלויות בשיתופי פעולה עם גורמים שונים. לדוגמה: בעת בניית הגאנט של ‘יום המורה בכנסת’ יש להטמיע את תקופת פגרת הכנסת, בה חברי הכנסת זמינים הרבה פחות לפעילות, אם בכלל. כך נדע שפעולה מסוימת צריכה להתקיים לפני או אחרי התאריך המיוחד (הפגרה).
• אירועים קבועים: פעילויות קבועות הנדרשות לביצוע, מדי שבוע או חודש, שמועד הביצוע שלהם איננו גמיש (ניוזלטר שבועי, ימים קבועים לפרסום ברשתות חברתיות וכד’). בנוסף, יש להטמיע בגאנט פעילויות אליהן התחייבתם מראש ואפילו אירועים אישיים (חופשה גדולה, אירוע משפחתי שדורש תכנון רב).
• פרטים טכניים: הזמנת אולם לכנס, הזמנת קייטרינג לאירוע – מומלץ לשריין ולסגור זמן רב מראש. לכן, כדאי לשבץ משימה זו זמן רב לפני תאריך היעד.
• גמישות: חשוב לשים לב שהגאנט הינו מסמך “נושם” – משתנה ומתעדכן לאורך התקופה.

הפרויקט ממשיך גם אחרי תאריך היעד: חשוב לשריין מועדים מראש עבור משימות שיש לבצע לאחר תאריך היעד לסיום הפרויקט. לדוגמה: שליחת מכתבי תודה לכלל הגורמים השותפים, תשלומים, תחקור שותפים או ישיבת סיכום והפקת לקחים לפרויקט.

3. טבלאות לוגיסטיקה

בפעילות בה יש היבט תפעולי משמעותי (כמו כנס או אירוע רב משתתפים), מומלץ ליצור טבלאות לוגיסטיקה. הטבלאות פשוטות ומסייעות לסדר ולארגון בניהול הפעילות, כמו גם למניעת תקלות. שימוש בטבלאות מומלץ גם אם מדובר באירוע קטן, שכן כל פעילות העוברת בהצלחה יוצרת רושם חיובי ומקצועי.

בניית הטבלאות

הטבלאות בנויות כקובץ Excel הכולל גיליונות שונים, בהתאם לאופי האירוע. מומלץ לבנות שלושה גיליונות בסיסיים:

1. לו”ז תפעול אירוע מפורט
2. דף קשר בעלי תפקידים
3. לוגיסטיקה

הגיליון הראשון – לו”ז תפעול אירוע מפורט

זהו הגיליון המרכזי והמשמעותי ביותר מבין הגיליונות. בגיליון זה רצוי להתחיל בכתיבת כלל המשימות שיש לבצע לקראת האירוע. לדוגמה: הזנת אישורי כניסה, הכנת תיקיות, רכישת בלונים ועוד. את המשימות יש לארגן בטבלה המציגה את העמודות הבאות בציר ה-X:

עמודת ה’שעה’ מהווה את ציר ה-Y, ובה מופיעים זמני כל פעילות אשר מיועדת להתרחש. בעמודות הבאות יש לפרט לגבי כל פרק זמן את תוכן המשימה, הציוד, האחראי והלוגיסטיקה הדרושים לשם ביצועה. למעשה, טבלה זו קובעת את השתלשלות העניינים הרצויה.

דוגמה ללו”ז תפעול מפורט (אירוע):

טבלת לו”ז התפעול המלאה והמפורטת מופצת לכל השותפים בתפעול האירוע, מהעובד הזוטר ועד הבכיר ביותר. הימצאות הטבלה בקרב כלל הגורמים מאפשרת תפעול רציף ואיכותי, ומסייעת למנהלים להתמקד בתחומי האחריות שלהם מבלי להידרש למענה על שאלות טכניות. קיימת האפשרות גם לסמן לכל אדם את הפעילויות עליהן הוא אחראי בצבע ייחודי, ולשלוח אליו באופן פרטני. דבר זה מאפשר לכל אחד לראות מהן המשימות הנמצאות בתחום אחריותו במקביל לתמונת התפעול הכוללת. בנוסף, מומלץ לקבוע ישיבה עם כלל גורמי התפעול לפני תחילת האירוע, לצורך מעבר קצר ותמציתי על הטבלה והמשימות הנדרשות (כדאי גם לאפשר בישיבה זו שאלות והבהרות מצד כלל הגורמים השותפים). כך ניתן לוודא שכולם מסונכרנים ומודעים לכלל השלבים באירוע.

הגיליון השני – דף הקשר של בעלי התפקידים

גיליון זה מסייע לתפעול רציף של האירוע באמצעות ייעול היכולת ליצירת קשר בין הגורמים השונים במהלך האירוע. הגיליון גם מסייע לצמצום התלות במארגנים או בבכירים לצרכי יצירת קשר. מומלץ לציין בדף הקשר את התפקיד של כל אדם, וכן למיין את בעלי התפקידים על פי קטגוריה מסוימת (לדוגמה, סוג התפקיד: אחראי הרצאות, אחראי תפעול וכד’ או על פי זמני העבודה: לפני האירוע, במהלך האירוע, לאחר האירוע).

הגיליון השלישי – לוגיסטיקה

יש להתייחס לכלל הלוגיסטיקה של האירוע, בהתאם לאופיו. למשל, במקרה ויש כמה ארוחות לאורך האירוע, הטבלה תהיה מורכבת מחמשת העמודות הבאות:

בעמודת ‘הארוחה’ יש לכתוב את מיקום הארוחה ומועדה. חשוב גם לפרט בעמודות הבאות במידה רבה את כלל האוכל, הציוד והכלים הנדרשים לכל ארוחה. הדבר ישפיע הן על רשימת הקניות לאירוע, אותה ניתן לבנות בגיליון נפרד, והן על התפעול הרציף. מומלץ לציין בטבלת הקניות כמויות ועלויות משוערות.

 4. משוב שותפים

בסיומה של פעילות משמעותית, חשוב לקבל משוב מהמשתתפים בפעילות (קהל היעד) ומהשותפים לארגונה, על מנת ללמוד את מרכיבי הפעילות שהתבצעו בהצלחה, ואת אלו אשר דורשים שיפור. מומלץ לקבוע מראש מועד לתחקור ומישוב, לדוגמה: משוב של המשתתפים בפעילות מיד בסיום, ישיבת סיכום של הצוות הגרעיני, ישיבת הפקת מסקנות של המארגנים כמה ימים לאחר מכן וכד’. שימו לב, מועדים אלו ישוריינו כמשימות בגאנט הכללי.

במקרה ויש שותפים לארגון הפעילות, כדאי לבצע גם איתם משוב מיד בסיום האירוע. במקרים רבים, התובנות המועילות ביותר הן אלו העולות ממשוב השותפים. זאת כיוון שנקודת מבטם על הפרויקט הינה רחבה וכוללנית יותר מזו של המשתתפים.

הצעה לשאלות בתחקור שותפים:

1. לוגיסטיקה – שימור ושיפור
2. תוכן – שימור ושיפור
3. קהל יעד – שימור ושיפור
4. שיווק והפצה – שימור ושיפור
5. שותפות – כיצד ניתן לשפר אותה בהמשך?
6. אם הפעילות לא הייתה מתקיימת, ניתן היה לקדם את המטרות שהוצבו בעזרת..
7. תובנות נוספות שעלו ומעוניינים לשתף?

מומלץ מאוד לאגד את התובנות והמסקנות מהמשוב ולשלוח לכלל השותפים סיכום. כך השותפים יכולים להבין את חשיבות ביצוע התחקור ויצירת הידע המשותף, וכן לקבל תחושה שהדעה שלהם נשמעת וחשובה. עדיף שהתחקור יהיה גלוי ולא אנונימי. עם זאת, הבחירה אודות אנונימיות השאלון תלויה ברמת השותפות ובמספר השותפים. במקרה בו הפעילות מאורגנת על ידי מספר רב של שותפים, והתחושה היא שמשוב גלוי יפגע במידת ההשתתפות, יש להשתמש בתחקור אנונימי. ככלל, עדיף לבצע את התחקור בשקיפות מול השותפים.

 

דרכי ההתמודדות עם קשיים וכשלים בפרויקט

א. מעבר מתכנון לביצוע

שלב תכנון הפרויקט הוא שלב משמעותי אשר צורך זמן ומשאבים מרובים. עם זאת, לעיתים הקושי משמעותי בפרויקט מתבטא דווקא בעת המעבר משלב התכנון לשלב הביצוע – במקרים רבים, בעקבות השקעה וירידה לפרטי פרטים בשלב התכנון, נוצרת הנטייה להמשיך ולנסות לדייק את פרטי הפרויקט, תוך עיכוב של שלב הביצוע.

הנקודות הבאות יסייעו לכם להתמודד עם המעבר משלב התכנון לשלב הביצוע:

• הגדרה מראש של מועד תחילת ביצוע הפרויקט – קביעת מועד סיום ברור לתהליך התכנון, תוך שיתוף כלל המעורבים בפרויקט. אמנם, ייתכן כי בסופו של דבר תתקיים חפיפה בין שלבי התכנון והביצוע, וכן בדרך כלל יתקיימו גם שינויים בהמשך, אך קביעת המועד מראש מחייבת את כלל השותפים להתכנס לתהליך ממוקד.
• יצירת זמני חשיבה מתוחמים – קביעת פרקי זמן מוגדרים בשלב התכנון, בהם יתקיימו מספר ידוע מראש של פגישות, עם מטרות מוגדרות ושלבי תכנון סדורים. בין פגישה לפגישה ניתן לבצע את שאר המשימות הנדרשות להתנעת הפרויקט.
• העברת משקל – העברת משקל ניהולית בין מתכנן הפרויקט לזה שאמון על ביצועו. כלומר, כדאי לשים לב שמתקיימת חלוקת אחריות ברורה בין השותפים לפרויקט. יתרה מזאת, אם אותו אדם אחראי הן על שלב תכנון הפרויקט והן על שלב הביצוע, מומלץ לתכנן מראש את ימי העבודה כך שחלקם יוקדשו במלואם לתכנון וחלקם לביצוע.

ב. חוסר בסנכרון המידע

פרויקטים רבים עשויים להיכשל בשל קצרים בתקשורת – שיחת טלפון לנמען הלא נכון, הודעה לתקשורת בזמן שאינו מתאים, חוסר תיאום בין חברי הצוות וכד’. לכן, חלק מתפקיד מנהל הפרויקט הינו יצירת תשתית המאפשרת סנכרון מידע מיטבי. מנהל הפרויקט אינו נדרש להפעיל בעצמו את רשת הסנכרון, עליו להציב את התשתית ואת הכלים בעזרת תוכל  הרשת לפעול.

הנקודות הבאות יסייעו לכם לוודא שמתקיים סנכרון מידע מיטבי בפרויקט:

• למידה מפרויקטים קודמים – בתחילת הפרויקט, כדאי להיוועץ בצוות השותף ולבחון לאור פרויקטים קודמים כיצד ניתן לשפר את סנכרון המידע בין חברי הצוות, וכן מהי שיטת העבודה הנכונה עבור הצוות הנוכחי.
• כלים לשיתוף ידע – בחירת כלי עבודה לשיתוף מידע אשר מוסכם על כל חברי הצוות ונוח לשימוש ולתפעול. לדוגמה: טלגרם, WhatsApp, Monday, Trello, פגישות Zoom יומיות או שבועיות ועוד.
• פגישות קבועות ופרוטוקולים ברורים – על הפגישות להיקבע מראש בלוח הזמנים, או לכל הפחות להיקבע טנטטיבית על פי תאריכי היעד של המשימות (קיום פגישה לאחר סיום משימה X , או להפך – יום לפני סיום משימה Y, תתקיים פגישה לסגירת הקצוות הפתוחים).

כדאי שפגישת העבודה תנוהל בצורה מסודרת ומובנית, כך שיהיה ברור מראש מה צפוי להיות בה, מה לוח הזמנים ומהי מטרת הפגישה.

• אקטיביות בזיהוי בעיות – לעיתים קרובות, הגורמים הפעילים בפרויקט לא מצביעים מעצמם על בעיות במהלך שלב ביצוע הפרויקט. לכן, מומלץ לא להמתין לפגישות הסנכרון כדי לגלות על בעיות או קשיים. נדרשת יוזמה של פגישות, שיחות ופניות ממוקדות אל הגורמים השונים לצורך בירור בעיות בפרויקט (מה תקוע או לא עובד), הן ברמה הפרקטית, והן ברמה הרעיונית. את השיח לגבי הקשיים והבעיות עדיף לבצע “אחד על אחד” ולא בפורום רחב.
• וידוא הבנה – יש לוודא באופן תדיר כי השפה המשותפת בה משתמשים בשיח סביב הפרויקט הינה מדויקת ומובנת לכלל הגורמים. על המנהל לוודא כי כלל הגורמים הבינו את מהות הדברים ולא הוסקו מסקנות מוטעות.

סיכום פרויקט – בעת סיכום הפרויקט מומלץ ליצור מסמך שימור ידע, אשר מהווה בסיס ללמידה ולהפקת לקחים למען שיפור פרויקטים עתידיים. את המסמך ניתן לחלק לשני חלקים:

1. מסמך סיכום פרויקט: מסמך הכולל את מטרות ויעדי הפרויקט, נתוני העמידה ביעדים ופירוט המסקנות הכלליות מהפרויקט. מבנה המסמך דומה ל’מסמך המסדר’ ויכול אף להתבסס עליו, בתוספת התוצרים והמסקנות מהפרויקט. יש לכלול בו פירוט עד גבול הסביר, לצורך נוחות השימוש והלימוד מתוכו בעתיד.
2. מסמך תחקור: בעוד שתפקידו של מסמך הסיכום הינו לזקק את המסקנות בתמציתיות, מסמך התחקור כולל פירוט והעמקה בכלל הסוגיות אשר עלו במהלך הפרויקט. מסמך זה נשמר כמסמך פנימי בתיקיית הפרויקט ולא מופץ מעבר לכך.

ג. מידת ואיכות הפעילות

על מובילי הפרויקט לוודא כי הוא מתבצע במקצועיות ומשיג את יעדיו, לצורך כך מומלץ לנקוט במספר פעולות:

• תיעוד ורישום – הגדרה מראש של אחראי רישום פרוטוקולים ותיעוד ההחלטות. רישום מדויק מאפשר מעקב אחר ביצוע ההחלטות וההתקדמות בפרויקט.
• הגדרת קבועי זמנים – מעבר להכנת הגאנט הכללי, כדאי להגדיר יחד עם כל הגורמים בפרויקט מועדים מדויקים להשלמת החלקים השונים בפרויקט, זאת כדי להבטיח פעילות מקצועית ומניעת אי הבנה.
• הגדרת סטנדרט – רמת האיכות והגימור של הפרויקט. על התוצרים להשביע את רצון כלל השותפים, לכן יש להגדיר מראש סטנדרט בו התוצר נדרש לעמוד. הגדרת סטנדרט חיונית אף יותר כאשר מדובר על גורם בצוות שמבצע משימה חדשה, במקרה כזה מומלץ להדגים באופן מעשי או בצורה מפורטת ומדויקת את רמת הגימור הנדרשת. בנוסף, לצד הסטנדרט הטכני, כדאי להציב גם סטנדרט ערכי שיכוון את ההתנהלות בין השותפים, או מול הספקים וקהל היעד.
• פגישות סטטוס – מלבד עדכונים נורמטיביים וקונקרטיים של חברי צוות הפרויקט לגבי סטטוס ביצוע המשימות, מומלץ לנצל את פגישות הסטטוס לחשיבה כיצד ניתן לשפר את הפעילות בהמשך הפרויקט (יצירת דיון על רעיונות והצעות לשינוי ושיפור).

ד. רגל מסיימת

לשם סיום הפרויקט בצורה מיטבית, יש לנקוט מספר פעולות במהלך תכנון הפרויקט:

• זמן ייעודי לסיום הפרויקט – כדי למנוע הזנחת תהליכים בסיום בפרויקט בעקבות התחלה של פרויקט אחר במקביל, חשוב לקבוע בגאנט זמנים ייעודיים לכלל תהליכי הסיום: תשלומים שלא הועברו, תחקור ומשוב, סגירה מול השותפים ועוד.
• תחקור חם – מעבר לתחקור השותפים, כדאי לקיים תחקור לצוות ברגע בו הפעילות נגמרת. קיום התחקור החם מאפשר שימור של המידע והלקחים, ומונע שכחה שעשויה להתרחש כאשר התחקור מתבצע לאחר מכן. בנוסף, השיח הקבוצתי והמיידי מאפשר מענה גם להיבט רגשי (שחרור מתח ולחץ). אם הפעילות מתמשכת על פני מספר ימים, יש לבצע תחקור חם מדי סוף יום, על מנת להפיק לקחים לימים הבאים.
• תיאום מראש של ישיבת הפקת הלקחים – יש לקבוע מראש מועד לישיבת הפקת לקחים ואין להמתין עם קביעת המועד עד לסיום הפעילות. זאת כיוון שלאחר סיומה, הקושי למצוא זמן כזה המוסכם על כלל הגורמים גדל.
• הצגת עיקרי תובנות – לאחר תחקור השותפים והתחקור החם, יש לאגד ולתמצת את התובנות העיקריות ולשלוח אותן כמסמך מסודר לכלל השותפים, הפעילים והעוסקים בארגון האירוע. שליחת המסמך יוצרת נורמה מקצועית המאפשרת לכלל הגורמים לחדד תובנות ולהגיב, ומסייעת לרצון לשיתוף פעולה עתידי.
• כספים – מומלץ לסגור את נושא הכספים מוקדם ככל הניתן, לשלם לבעלי המקצוע, להוציא חשבוניות וקבלות ולא להשאיר את הדברים פתוחים זמן רב לאחר סיום הפרויקט.
• לזכור להגיד תודה – נקודה זו אמנם יכולה להצטייר כברורה מאליה, אך בפרויקט עם שותפים רבים, אנשים משקיעים רבות מזמנם ומרצם לטובת הפרויקט. לכן, חשוב להודות להם על כך: בין אם בצורה רשמית כמו תעודה לתלייה על הקיר או מכתב, ובין אם באופן אישי, בשיחת טלפון או הודעה. הכרת התודה מצהירה למעשה לכלל הגורמים כי רואים ומעריכים את פועלם, בכך מתחזק הפוטנציאל לשיתוף פעולה ולפרויקטים עתידיים וכן מתחזק מעמד הארגון או היזם בעיניהם.

בהצלחה רבה!