בניית תכנית עבודה שנתית

במדריך זה נבקש להשיב לשאלות למה לכתוב ואיך נכון לנהל תוכנית עבודה שנתית. המדריך מפרט כלים לתכנון, מציג שלבי עבודה הכרחיים ומתאר היבטים חיוניים כמו מדידה ויציבות.

מדריך זה מבוסס על סיכום סדנה בנושא בניית תכנית עבודה שנתית בהדרכתה של ספיר בלוזר, לשעבר מנכ"לית התאחדות הסטודנטים והסטודנטיות הארצית ופעילה עצמאית בתחום שינוי מדיניות.

ערכה: יעל אלבז.

הייעוד בבניית תכנית שנתית

למה לבנות תכנית עבודה שנתית? מה התכנית יכולה לאפשר ככלי עבודה? נקודות רבות עולות כמענה, כאן נבקש למקד שלושה היבטים שחשוב לקחת בחשבון לפני שיוצאים לדרך בבניית התוכנית – הגשמת תכלית הארגון, החזקת תהליכים וסנכרון בין חברי הארגון:

1. הגשמת תכלית הארגון

חיוני כצעד ראשון, שתוכנית העבודה תשקף את התכלית המלאה של הארגון, הסיבה שלמענה הארגון קיים. לכן נחוץ שתוכנית טובה תתייחס לנקודות הבאות:

מטרות: מהי מטרת העל של כל תחום/מחלקה בארגון? (על שנתי)

מטרת העל שמדובר עליה כאן היא איננה שנתית, אלא צריכה לבטא את סך כל הפעילות כדי שתכנית העבודה השנתית לא תסטה מהדרך הראשית שהיא רב שנתית.

 

יעדים: מהם היעדים שסוללים את הדרך למטרת העל? (שנתי)

כאן כבר יש לגזור ולפרט את המטרות עבור שנת הפעילות הספציפית. לא מדובר כאן על המשימות שצריך לבצע דווקא, אלא מה צריך להתרחש במרחב כדי שהמטרות יוגשמו (למשל שינוי תפיסה או שיח, פיתוח תשתית וכד').

 

משימות: אילו משימות נובעות מהמטרות והיעדים שהוצבו? (שנתי)

את המטרות שבתכנית העבודה פורטים לצעדים שבהם יש לנקוט כדי להגשימם.

 

מדידה: אילו יעדי הצלחה הם מדידים? (שנתי)

כדי שיעד יהיה מדיד צריכים להתקיים בו הקריטריונים הבאים:

  • ספציפי – יעד הוא לא פרויקט, אלא תוצאה ספציפית המוגדרת בטווח זמן.
  • מדיד (מדדים) – היעד צריך להיות מדיד ומוגדר בתוצאה. כלומר, המדדים צריכים לדבר על איכות, כמות וזמן מוגדר. שימו לב, הגדרה זו של מדדים חיונית להמשך.
  • בר יישום אך מאתגר – יעד שאיננו קטן מדי ושניתן לראות אם בוצע או שלא.
  • רלוונטי – נדרש לברר אילו משאבים ואמצעים מאפשרים עמידה ביעד.
  • תחום בזמן.

 

האם יש ומי הם השותפים לדרך?

יש לרתום את השותפים הרלוונטיים למטרות השונות של הארגון, הן שותפים פנימיים בתוך הארגון והן שותפים חיצוניים לארגון שכדאי לחבר אותם לתהליכים בארגון על מנת לקדמם באופן הראוי.

 

למה אני בונה תכנית עבודה שנתית | מתוך: מצגת ההכשרה

 

2. החזקת תהליכים

כל תהליך דורש החזקה ממשית, לא רק ביצוע משימות, אלא מעקב שוטף והתנהלות שגרתית המותאמת אישית לצוות המבצע. ניתן להחזיק תהליכים בכמה דרך הבניית משימות קטנות עד למימוש המטרה, או לחילופין בהגדרת אבני דרך משמעותיים שדרכם יוחזק התהליך לאורך זמן, באופן שמותאם לצוות.

שתי שאלות שרצוי שילוו את החזקת התהליך: מה עוזר לי לשמר תהליך? ומה מקשה עלי לשמר תהליך? למרות הקושי שלעיתים קיים במענה על שאלות אלה, הן הכרחיות. יש לשים לב שבתוך תכנית העבודה קיימת התייחסות לעניין ובכך למנוע תקלות ולשמור על המשכיות התהליך.

 

3. סנכרון בין חברי הארגון

יש לקבוע נקודות זמן במשך השנה בהן ראשי או מנהלי מחלקות/פרויקטים בארגון נפגשים למען בירור אודות איפה המטרות והמשימות עומדות, מה צפוי לנו עד לפגישה הבאה ובחצי השנה הקרובה והאם יש פערים בקצב ההתקדמות. הפגישה בין המחלקות מגבירה את הפוטנציאל של הגשמת המטרות מאחר ומתקיימת הפריה הדדית וכל אחד מהעובדים מגיע עם מיומנויות שונות שיכולות לסייע ולקדם את התהליך.

  • כדאי להחליט מראש כיצד יתבצע הסנכרון – האם בפגישה שבועית/חודשית או יותר, כל אחד לפי ההתאמה לארגון שלו.
  • חשוב שהסנכרון יתבצע בתוך הצוות עצמו ולא רק בין ראשי צוותים/מחלקות.
  • קריטי להציב אחראי בארגון על משימת הסנכרון, שיהיה ידוע וברור לכולם מי הוא המתאם והאחראי.

 

חמישה כלים לבניית תכנית שנתית וביצוע

הפרקטיקות האפשריות לניהול תוכנית שנתית הן מגוונות, כאן מוצגים חמישה כלים פוטנציאלים אך כמובן לא כל המגוון הקיים. בנוסף חשוב לומר, ארגון יכול לעשות שימוש ביותר מכלי אחד בעת ובעונה אחת, זה תלוי בכל מקרה לגופו – בצרכי התוכנית השנתית, במשאבי הארגון וביעדים.

WORD– לשותפים ותורמים

תוכנה עם אפשרויות מינימליות אומנם, אבל מאפשרת תצוגה פשוטה ונוחה לשותפים ותורמים. היתרון של WORD שהיא מוכרת ונוחה לשימוש לכלל השחקנים בארגון. במקרה זה ההופעה פשוטה: מטרת העל בראש העמוד, מתחתיה מטרות המשנה, פעולות לשם השגתן ולבסוף זמנים ומדדי ההצלחה.

 

דוגמה למסמך WORD | מתוך: מצגת ההכשרה

 

MONDAYלוח שליטה מרכזי

תוכנה יעילה לסנכרון בין אנשי צוות ולניהול ממוקד של תוכנית עבודה שנתית.

MONDAY מספקת לוח שליטה מרכזי שמופיעות בו כל תוכניות העבודה. בלוח אחד מופיעים הקישורים לכל תוכניות העבודה של הצוותים השונים וכך ניתן לראות הכל במבט-על ולהוביל אינטגרציה איכותית יותר כשהכל מופיע במרוכז במקום אחד.

 

דוגמה ללוח MONDAY | מתוך: מצגת ההכשרה

Excel Ganttעדיף לניהול פרויקט אך שימושי גם לתוכנית שנתית

אפשרות נוספת היא לתרגם את תוכנית העבודה לתרשים אקסל. מומלץ לתרגם את תוכנית העבודה לתרשים חודשי בו מפורטים המשימות והיעדים לאותו פרק זמן. כאשר עובדים מול גאנט, פעולת השיבוץ נעשית קלה יותר ומאפשרת חיבור פרקטי ללוחות הזמנים של העובדים.

דוגמה לגאנט | מתוך: מצגת ההכשרה

 

מיקוד תוכנית עבודה שנתית מבט על ארגוני ותקופתי

לאור העובדה שבארגון מתרחשים שינויים במשך הזמן, כדאי לייצר "מופע" סדור בו כל הצוות יושב לטובת מבט ארגוני רחב על התהליך.

שינויים יכולים להיות עובדים שעוזבים או מתחלפים או מאורעות חיצוניים שמשפיעים על הארגון. נוכח השינויים הללו כדאי לערוך אחת לתקופה ישיבה עם הצוות על מנת למקד יחד את תכנית העבודה מחדש. שימו לב, מומלץ לא לקיים מופע  כל חודש, אלא מדי רבעון/חצי שנה.

מיקוד ארגוני – במיקוד תוכנית כולל לארגון רצוי לעמוד על שלוש נקודות:

  • התאמת תכנון העבודה המוקדם למציאות המשתנה, מה שנקבע בתחילת השנה לא בהכרח נשאר רלוונטי .
  • בירור אודות הסנכרון הפנים ארגוני, לוודא שנעשה באופן המיטבי.
  • בדיקה אילו דברים חדשים חשוב לעשות בשנה הזו שלא מופיעים בתכנון הראשוני. הוספת התייחסויות רלוונטיות לפי הצורך.

מיקוד צוותי – לאחר המיקוד הכולל, על כל מנהל לערוך מיקוד עם הצוות או המחלקה שלו :

  • מה שכבר בוצע – לערוך משוב עצמי, ולבחון את איכות המשימה ועמידה במדדים שנקבעו בתחילת השנה.
  • משימות שטרם בוצעו – מתחיל מבדיקת הרלוונטיות של המשימה ולאחר מכן החלטה האם להמשיך בביצועה, למחוק אותה או לדחות אותה לשנים הבאות. במידה והוחלט לבצע השנה יש לקבוע יעד מדיד, לבחון התאמות נדרשות, לבדוק מה מעכב את ביצועה ולקבוע מדדים להמשך.
  • משימות חדשות – לברר אם עולים צרכים חדשים ורלוונטיים לשנה הקרובה שלא עלו קודם לכן. בהתאם להתייחסויות ושיקול הדעת להטמיע את השינויים לתוכנית.

 

מיקוד תוכנית העבודה | מתוך: מצגת ההכשרה

 

תחקור תהליך

מהכלי הזה אומנם רבים אוהבים להימנע, אך בפועל חיוני לתחקר את תהליך תכנון וכתיבת תכנית העבודה עצמם, לאו דווקא את הביצוע עצמו. תחקור בסיום השנה ולפני הכנת התוכנית לשנה הבאה מאפשר הסקת מסקנות אודות ההערכות, התהליך והבדיקה של המדדים שיכולים לסייע מאוד לשיפור יכולות התכנון והניהול. התחקור יכול להיעשות באופן פרטני או בשיחה פתוחה, זה יכול להיות על פני יום עבודה או למשך תקופה של חודש עבודה שמאפשר לכלל המעורבים בתחקור לפנות זמן לחשיבה וניסוח.

יש לברר איך ניהלנו את תהליך תכנית העבודה? לבדוק מה עבד, מה לא עבד כראוי? מה המחשבות לגבי השנה הבאה? זה מאפשר רפלקציה על ניהול התהליך, והפיכתו למקצועי יותר. זה חשוב מאחר ואנחנו משקיעים זמן רב בבניית תכנית עבודה שנתית.

 

תחקור התהליך | מתוך: מצגת ההכשרה

 

איך נראה לו"ז שנתי של תכנית עבודה?

כדאי לשמור על הדברים פשוטים, מוצע כאן סדר שכולל שלושה שלבים, אך ניתן לערוך שינויים בהתאם לארגון ולתוכנית העבודה שלכם:

  1. שלב רתימה ותכנון – תהליך סיכום והפקת לקחים מהשנה שחלפה שכוללת את כל הצוות – לשאול מה ראוי שיהיה השנה? מדובר בתהליך כינוס המחשבות, הרצונות והמטרות, ומביא לניסיון להגדיר את השנה הבאה. מומלץ להקדיש כ-15% מחלוקת הזמן לכך בבניית התוכנית.
  2. שלב האישור – מעבר מתכנון לביצוע – הנעה לפעולה שיכולה לכלול אישור תקציב, ועד מנהל והודעה סופית לאנשי הארגון על תוכנית העבודה הסופית. מומלץ להקדיש כ-5% מחלוקת הזמן.
  3. שלב עוגני מעקב ושינוי – המציאות משתנה באופן תדיר ומאוד חשוב לשאול מדי זמן מה השתנה? כיצד ניתן להתאים את הפעילות למציאות החדשה? זהו השלב החשוב ביותר בו משקיעים את רוב הזמן, והוא מעקב והוצאה לפועל של תוכניות. מומלץ להקדיש כ-80% מחלוקת הזמן.

 

חלוקת זמנים בניהול תוכנית עבודה | מתוך: מצגת ההכשרה

 

ביטחון מול שינוי

בכל תהליך שמובילים קיים מתח תמידי – הביטחון מול התנודות של השינוי, יש להבין כי תכנית העבודה היא דינמית ומשתנה עם הזמן.

ביטחון משמעותו – היכולת שלנו לשמור על סדר בתוך השינויים ולשמור על שינויים בתוך הסדר. ברגע שנקבל את העובדה שהדברים משתנים אבל יש סדר שבו פועלים.

ומנגד, השינוי – הארגון עצמו עובר תהליכי שינוי וגם אנחנו עוברים שינויים. הם קורים וימשיכו לקרות כל הזמן, וצריך תמיד להיות מודעים למתח הזה.

רצף שאלות שמסייעות לוודא שקיימת פתיחות בתכנון ובארגון לשינויים:

  • האם תכנית העבודה מותאמת לקצב השינוי בארגון?
  • האם יש מטרות שצריך לוותר עליהן במשך הזמן? צריך לבחור במה להשקיע, לא ניתן לעשות את הכל וצריך 'לחתוך' מה שלא רלוונטי.
  • אילו דרכים נוספות יש על מנת להגשים את המטרות שהגדרנו?
  • מה השתנה במציאות ודורש שינוי בתכנית העבודה?
  • מה למדנו עד עכשיו וחשוב להטמיע בהמשך? מאוד חשוב להיות פתוחים ללמוד תוך כדי הדרך, ולהטמיע תובנות ככל שיהיו ממשימות שהסתיימו.

זכרו! לא להפוך להיות עובדים של תכנית העבודה כי היא בסך הכל כלי שמשרת אותנו.

 

כתיבה ומדידה מוצלחת!

נגישות
‎הפורום לחברה האזרחית‎