מדריך זה מבוסס על סיכום סדנה בנושא בניית תכנית עבודה שנתית בהדרכתה של ספיר בלוזר, לשעבר מנכ”לית התאחדות הסטודנטים והסטודנטיות הארצית ופעילה עצמאית בתחום שינוי מדיניות.
ערכה: יעל אלבז
למה לבנות תכנית עבודה שנתית? מה התכנית יכולה לאפשר ככלי עבודה? נקודות רבות עולות כמענה, כאן נבקש למקד שלושה היבטים שחשוב לקחת בחשבון לפני שיוצאים לדרך בבניית התוכנית – הגשמת תכלית הארגון, החזקת תהליכים וסנכרון בין חברי הארגון:
חיוני כצעד ראשון, שתוכנית העבודה תשקף את התכלית המלאה של הארגון, הסיבה שלמענה הארגון קיים. לכן נחוץ שתוכנית טובה תתייחס לנקודות הבאות:
מטרות: מהי מטרת העל של כל תחום/מחלקה בארגון? (על שנתי)
מטרת העל שמדובר עליה כאן היא איננה שנתית, אלא צריכה לבטא את סך כל הפעילות כדי שתכנית העבודה השנתית לא תסטה מהדרך הראשית שהיא רב שנתית.
יעדים: מהם היעדים שסוללים את הדרך למטרת העל? (שנתי)
כאן כבר יש לגזור ולפרט את המטרות עבור שנת הפעילות הספציפית. לא מדובר כאן על המשימות שצריך לבצע דווקא, אלא מה צריך להתרחש במרחב כדי שהמטרות יוגשמו (למשל שינוי תפיסה או שיח, פיתוח תשתית וכד’).
משימות: אילו משימות נובעות מהמטרות והיעדים שהוצבו? (שנתי)
את המטרות שבתכנית העבודה פורטים לצעדים שבהם יש לנקוט כדי להגשימם.
מדידה: אילו יעדי הצלחה הם מדידים? (שנתי)
כדי שיעד יהיה מדיד צריכים להתקיים בו הקריטריונים הבאים:
האם יש ומי הם השותפים לדרך?
יש לרתום את השותפים הרלוונטיים למטרות השונות של הארגון, הן שותפים פנימיים בתוך הארגון והן שותפים חיצוניים לארגון שכדאי לחבר אותם לתהליכים בארגון על מנת לקדמם באופן הראוי.
כל תהליך דורש החזקה ממשית, לא רק ביצוע משימות, אלא מעקב שוטף והתנהלות שגרתית המותאמת אישית לצוות המבצע. ניתן להחזיק תהליכים בכמה דרך הבניית משימות קטנות עד למימוש המטרה, או לחילופין בהגדרת אבני דרך משמעותיים שדרכם יוחזק התהליך לאורך זמן, באופן שמותאם לצוות.
שתי שאלות שרצוי שילוו את החזקת התהליך: מה עוזר לי לשמר תהליך? ומה מקשה עלי לשמר תהליך? למרות הקושי שלעיתים קיים במענה על שאלות אלה, הן הכרחיות. יש לשים לב שבתוך תכנית העבודה קיימת התייחסות לעניין ובכך למנוע תקלות ולשמור על המשכיות התהליך.
יש לקבוע נקודות זמן במשך השנה בהן ראשי או מנהלי מחלקות/פרויקטים בארגון נפגשים למען בירור אודות איפה המטרות והמשימות עומדות, מה צפוי לנו עד לפגישה הבאה ובחצי השנה הקרובה והאם יש פערים בקצב ההתקדמות. הפגישה בין המחלקות מגבירה את הפוטנציאל של הגשמת המטרות מאחר ומתקיימת הפריה הדדית וכל אחד מהעובדים מגיע עם מיומנויות שונות שיכולות לסייע ולקדם את התהליך.
הפרקטיקות האפשריות לניהול תוכנית שנתית הן מגוונות, כאן מוצגים חמישה כלים פוטנציאלים אך כמובן לא כל המגוון הקיים. בנוסף חשוב לומר, ארגון יכול לעשות שימוש ביותר מכלי אחד בעת ובעונה אחת, זה תלוי בכל מקרה לגופו – בצרכי התוכנית השנתית, במשאבי הארגון וביעדים.
תוכנה עם אפשרויות מינימליות אומנם, אבל מאפשרת תצוגה פשוטה ונוחה לשותפים ותורמים. היתרון של WORD שהיא מוכרת ונוחה לשימוש לכלל השחקנים בארגון. במקרה זה ההופעה פשוטה: מטרת העל בראש העמוד, מתחתיה מטרות המשנה, פעולות לשם השגתן ולבסוף זמנים ומדדי ההצלחה.
תוכנה יעילה לסנכרון בין אנשי צוות ולניהול ממוקד של תוכנית עבודה שנתית.
MONDAY מספקת לוח שליטה מרכזי שמופיעות בו כל תוכניות העבודה. בלוח אחד מופיעים הקישורים לכל תוכניות העבודה של הצוותים השונים וכך ניתן לראות הכל במבט-על ולהוביל אינטגרציה איכותית יותר כשהכל מופיע במרוכז במקום אחד.
אפשרות נוספת היא לתרגם את תוכנית העבודה לתרשים אקסל. מומלץ לתרגם את תוכנית העבודה לתרשים חודשי בו מפורטים המשימות והיעדים לאותו פרק זמן. כאשר עובדים מול גאנט, פעולת השיבוץ נעשית קלה יותר ומאפשרת חיבור פרקטי ללוחות הזמנים של העובדים.
לאור העובדה שבארגון מתרחשים שינויים במשך הזמן, כדאי לייצר “מופע” סדור בו כל הצוות יושב לטובת מבט ארגוני רחב על התהליך.
שינויים יכולים להיות עובדים שעוזבים או מתחלפים או מאורעות חיצוניים שמשפיעים על הארגון. נוכח השינויים הללו כדאי לערוך אחת לתקופה ישיבה עם הצוות על מנת למקד יחד את תכנית העבודה מחדש. שימו לב, מומלץ לא לקיים מופע כל חודש, אלא מדי רבעון/חצי שנה.
מיקוד ארגוני – במיקוד תוכנית כולל לארגון רצוי לעמוד על שלוש נקודות:
מיקוד צוותי – לאחר המיקוד הכולל, על כל מנהל לערוך מיקוד עם הצוות או המחלקה שלו :
מהכלי הזה אומנם רבים אוהבים להימנע, אך בפועל חיוני לתחקר את תהליך תכנון וכתיבת תכנית העבודה עצמם, לאו דווקא את הביצוע עצמו. תחקור בסיום השנה ולפני הכנת התוכנית לשנה הבאה מאפשר הסקת מסקנות אודות ההערכות, התהליך והבדיקה של המדדים שיכולים לסייע מאוד לשיפור יכולות התכנון והניהול. התחקור יכול להיעשות באופן פרטני או בשיחה פתוחה, זה יכול להיות על פני יום עבודה או למשך תקופה של חודש עבודה שמאפשר לכלל המעורבים בתחקור לפנות זמן לחשיבה וניסוח.
יש לברר איך ניהלנו את תהליך תכנית העבודה? לבדוק מה עבד, מה לא עבד כראוי? מה המחשבות לגבי השנה הבאה? זה מאפשר רפלקציה על ניהול התהליך, והפיכתו למקצועי יותר. זה חשוב מאחר ואנחנו משקיעים זמן רב בבניית תכנית עבודה שנתית.
כדאי לשמור על הדברים פשוטים, מוצע כאן סדר שכולל שלושה שלבים, אך ניתן לערוך שינויים בהתאם לארגון ולתוכנית העבודה שלכם:
בכל תהליך שמובילים קיים מתח תמידי – הביטחון מול התנודות של השינוי, יש להבין כי תכנית העבודה היא דינמית ומשתנה עם הזמן.
ביטחון משמעותו – היכולת שלנו לשמור על סדר בתוך השינויים ולשמור על שינויים בתוך הסדר. ברגע שנקבל את העובדה שהדברים משתנים אבל יש סדר שבו פועלים.
ומנגד, השינוי – הארגון עצמו עובר תהליכי שינוי וגם אנחנו עוברים שינויים. הם קורים וימשיכו לקרות כל הזמן, וצריך תמיד להיות מודעים למתח הזה.
רצף שאלות שמסייעות לוודא שקיימת פתיחות בתכנון ובארגון לשינויים:
זכרו! לא להפוך להיות עובדים של תכנית העבודה כי היא בסך הכל כלי שמשרת אותנו.
כתיבה ומדידה מוצלחת!
