המדריך מבוסס על הרצאתה של רחלי קומפורט, בעלת ניסיון של 30 שנות עבודה בתחום הפיננסיים, בייעוץ ובניהול.
ערך: טל עטייה
עבור רוב האנשים, הצגת נתונים פיננסיים משמעותה הצגה של גרפים מורכבים וטבלאות ארוכות ומייגעות. זו איננה הדרך היחידה להציג נתונים אלו, ניתן ואף רצוי להציגם בצורה שתמשוך את הקהל ותהיה ברורה לו. נתונים פיננסיים הם תולדה של החלטות, תגובות להחלטות, מצב חברתי כללי ועוד, ולכן ניתן להציג אותם כחלק מסיפור שלם. אל הצגת הנתונים מתלווה לרוב מטרה מסוימת שעליה להיות חלק מהשיקולים באופן בו יועברו המידע והנתונים. הצגת האינפורמציה בצורה נכונה ומונגשת תאפשר חיבור ורתימת הקהל.
העקרונות והכלים שיוצגו כאן פשוטים וקלים ליישום. על אף שמדריך זה עוסק בהצגת נתונים פיננסים בעזרת מצגת, עקרונות אלו נכונים לכל סוג של פרזנטציה בכל תחום ובכל תצורה (נתמכת מצגת, נאום וכו’).
תחילה יש לכפור בשלוש תפיסות מקובלות בכל הקשור להצגת נתונים פיננסיים:
לאחר הבהרות אלו נצלול לתוך המדריך עצמו.
קיימים מודלים רבים לבניית פרזנטציה נכונה ובמדריך זה נעסוק במודל שפותח על ידי סטיב סיגר, לפיו יש ארבע נקודות שצריך להגדיר טרם הכנת המצגת. לטענת סיגר לאחר הגדרת הנקודות הללו הגישה למצגת תהיה פשוטה יותר ותתבצע באופן נכון ומדויק. ארבע הנקודות מגולמות בשם המודל – GAME:
Goal – מטרה
Audience – קהל יעד
Message – מסר
Expression – אופן העברת המסר
הדבר הראשון אותו יש להגדיר היא מה מטרת המפגש. המטרה משפיעה על שאר ההחלטות וללא הבנה ברורה שלה יהיה קשה להתקדם.
לכן יש לברר מהי מטרת הפגישה, האם היא לצורך גיוס תרומות, היכרות, יצירת קשר, שיתוף פעולה וכו’. כל אופציה תוביל לרצף בחירות שונה, החל מצורת התנסחות שונה ועד להצגת הנתונים עצמם, מתוך הבנה כי לכל מטרה יש מיקוד שונה.
נקודה חשובה נוספת שצריך לברר היא מיהו הקהל – מה תפקידם, אופיים, מספרם, הדינמיקה ביניהם ועוד. לצד הבנת הרצון והמטרה של מעביר המצגת, יש להתאים את השפה ואופן ההתנסחות לקהל היעד. למשל, הצגה לאנשי כספים תעשה בצורת התבטאות אחת אך בצורה אחרת לאנשי כוח אדם.
מטרת העל היא שמירה על מיקוד הנוכחים במעביר הפרזנטציה ובתכניה. על מנת לצלוח משימה זו לא מספיק להבין רק מה תפקידם, אלא כדאי גם לדעת מה הרקע שלהם. מידע זה ניתן להשיג באמצעות חיפוש בגוגל, חיפוש ברשתות החברתיות, חיפוש בוויקיפדיה וכן הלאה.
חשוב גם להבין מי מגיע למי – האם המציג מגיע אל הקהל או להפך. לשאלה זו השלכות הנוגעות לתחושת הנינוחות הן של המעביר והן של המאזינים. מיקום המפגש ואופן קיומו (בישיבה, בעמידה, סביב שולחן, בחלל פתוח ועוד) מעבירים תחושות ומסרים שחשוב להיות מודעים לקיומם. ידיעה והבנה שלהם יסייעו בשמירה על קשב הקהל לאורך המצגת.
מה הכי חשוב לי שקהל יזכור/יחליט/יעשה בעקבות ההצגה. הבנת המטרה (כאמור לעיל) תסייע בשלב חשוב בהליך בניית המצגת – שלב סינון המידע. חשוב לציין שלא ניתן להכניס את כל המידע מכיוון שזה עלול לגרום לאיבוד הקשב ולפגיעה ברצף המצגת, ומכך לפגיעה במטרת הפרזנטציה.
הליך הסינון הוא קשה מכיוון שבמובן מסוים כל המידע חשוב. מסיבה זו כדאי ורצוי לשלוח את המידע המלא (למשל דו״ח הנתונים) למשתתפים טרם הפגישה, כך שיהיה גלוי לכולם בלי צורך להתעכב עליו במהלך ההצגה. כמו כן, שליחה מוקדמת של החומר מעודדת את המשתתפים לעבור עליו לפני הפגישה ולהגיע מוכנים יותר ועם רצון למעורבות גבוהה יותר. שיטת פעולה זו מבטיחה שהמצגת תישאר רלוונטית וממוקדת ובמקביל תשקף את כל המידע הקיים.
שימו לב: בחומר שנשלח כדאי לסמן את הנתונים הרלוונטיים ואת הנתונים אותם מבקשים להדגיש. יש להימנע משליחת המצגת עצמה.
יש מספר דרכים בהן ניתן לצמצם ולסנן את המידע, ובמדריך זה נתמקד באחת מהן – שימוש בעד שלושה מסרים מרכזיים שמציגים את התמונה המלאה. במקרה הצורך, כל מסר מרכזי יוכל להתחלק לתתי־מסרים. חשוב לציין כי מספר המסרים אינו נגזרת של זמן אלא של מגבלות יכולת הקליטה האנושית, כך שאין חשיבות לאורכה של הפגישה כל עוד מתמקדים בשלושה מסרים בלבד.
נקודה חשובה נוספת היא אופן העברת האינפורמציה. אופן ההעברה איננו רק במצגת אלא גם בהתנסחות, בתנועות הגוף, בלבוש ובמקום, וכך גם שידור ביטחון בזמן ההצגה. היכולת לקרוא את הקהל ולהתאים לו את אופן ההתבטאות בזמן אמת היא חלק משמעותי בהעברת פרזנטציה טובה.
כך למשל ניתן לשמר את קשב הקהל בעזרת סיפורים. בדומה למצגת, גם בסיפור צריכים להיות התחלה, אמצע וסוף, ובמקרה הזה – התחלה, משבר ופתרון. ההתחלה צריכה להיות אינפורמטיבית ושלב המשבר, קרי שלב הצגת הנתונים, אמור לעורר אמפתיה. שימו לב: אמפתיה מתעוררת כאשר יש הבנה והזדהות עם הסיטואציה, ולכן כדאי להבין את עולם המאזינים ולהתאים אליו את הסיפור. בשלב האחרון, הפתרון, יהיה המסר של הסיפור – ההחלטה על דרך הפעולה ומדוע היא התקבלה.
כדאי לבחון את הסיפור במספר גרסאות: גוף ראשון או גוף שלישי, זמן עבר או עתיד, מאקרו או מיקרו, משל או ישירות וכן הלאה.
הכנת המצגת מורכבת משישה שלבים – שליפת המידע, מיון המידע, בניית סדר הדברים, סיפור המידע, הנעה לפעולה ובניית המצגת.
הדרך הפשוטה ביותר למיין את המידע היא לשאול האם הוא חשוב והאם הוא משרת את המסר אותו מעוניינים להעביר. לאחר ברירת המידע הרלוונטי, יש לסדר אותו בצורה לוגית – קודם הצגת הנתונים ברמת המאקרו ולאחר מכן הצגת המיקרו.
הבהרה חשובה: אין במיון זה כל ניסיון להסתיר מידע אלא לסנן את זה שאינו קשור באופן ישיר למטרה ולמסר הרצוי. למשל: באישור דו״חות כספיים יוצג רק סעיף העתודה לחופשה מתוך כל סעיפי העתודה, במטרה להבליט את המהלכים שבוצעו במהלך השנה ואשר השפיעו על סעיף זה בפרט ועל המאזן בכלל. כך או כך, המידע המלא אמור להיות נגיש למאזינים לפני הפרזנטציה, והמציג צריך להיות מוכן לשאלות על מידע שאיננו במצגת אך קיים בדו״ח. אם עולה שאלה שאין עליה תשובה מיידית מומלץ שלא לאלתר תשובה, אלא לבקש לברר את העניין לעומק ולחזור עם תשובה בהקדם.
בשלב זה יש להקפיד על עקרונות עיצוב בסיסיים כדי להפוך את הפרזנטציה לנעימה ומושכת את העין. העין האנושית נמשכת לחריג, ומכיוון שחריגה מהכלל יוצרת הבלטה ומיקוד, כל שינוי שהוא – צורה, גודל או צבע – ימשוך מיד את עיני הצופים. מסיבה זו חשוב להקפיד על אחידות בגופן, בגודל ובצבע הטקסט, להשאיר כותרות במיקום קבוע, ובכלל, להשתמש בתבנית אחידה של מצגת.
בצורה זו נבטיח זרימה נעימה לעין של המצגת ובנקודות בהן נרצה להבליט מידע מסוים, הדבר יתאפשר בקלות. הבלטה שכזו תיעשה באמצעות שינוי של אחד או יותר משלושת האלמנטים המוזכרים, בהתאם למידע המוצג. לדוגמה: בגרף המוצג מטה הובלט בצבע החלק שעליו נדבר.
זהו עיקרון חשוב מכיוון שהוא מקל על היכולת להכיל ולהבין את המסר. אם המסר מורכב ניתן לחלקו לשניים – מסר ראשי תחילה (למשל סך ההכנסות לשנה מסוימת), ומסרים משניים לאחר מכן (למשל רכיבי ההכנסות).
בדוגמה המצורפת ניתן לראות איך ברצף של שקופיות אפשר לפרוט מסר בהדרגתיות, תוך שמירה על קשב ויצירת סיפור שלם.
כלל חשוב נוסף הוא הקפדה על משפטים קצרים וקולעים של עד שש מילים שיזקקו את העיקר. משפטים ארוכים עלולים לגרום לנדידת תשומת הלב של הקהל מהמעביר אל המצגת ובחזרה ולאיבוד הריכוז.
אם המצגת בנויה בצורה נכונה והיא מספרת סיפור אין צורך ללמוד אותה בעל פה. מומלץ להתכונן לשאלות שונות ולהפגין בקיאות וביטחון במהלך העברתה.
בהצלחה!
